航空物流知识讲座-让我们的工作更高效 Vol.2

大家好,上次讲过,我们通过一些网站,可以让我们的工作更高效。这一次,我们来说说哪一些工具也可以提升我们的工作效率。

俗话说得好,磨刀不误砍柴工。好的工具是可以帮助我们事半功倍的。今天我们就来详细介绍一下这些好的工具。下面介绍的这些工具都是我自己平时都有用的。希望可以帮助到各位小伙伴。

协同文档类型

说到协同文档,先说说他的好处。协同,意思就是可以多个人一齐协作,共同编写一个文档。这种类型的文档,使用范围很广,可以是公司内部,由xx部门编写的一份资料,需要各部门分别填写。或者是我们的booking,可以发给客户让客户直接在线填写。这样不单止免除了纸质的麻烦,也更加环保。

最好用的协同文档,个人认为非Google Docs莫属,他除了有协同文档的功能,还可以充当网盘的作用,免费用户也有15G的空间,可以说非常厚道了。不过鉴于并不是所有小伙伴都可以科学上网,下面介绍另一个也是很好用的工具。

当然了,其实我们一直在用的Microsoft Office也是有协同的功能的。只是我们一直没有用而已。需要用到hotmail或者Office的账号登陆,然后就可以协同了。类似的还有金山的WPS Office也是一样。只是我不喜欢我的电脑桌面全部都铺满各种word,excel,感觉太乱了。

石墨文档

费用: 免费,可以升级为个人高级版和企业高级版。个人高级版大概几十块一年。可以用到很多额外功能。

可用文档类型: 文档,表格,幻灯片,思维导图,表单,白板等。

网站地址:https://shimo.im

石墨作为一个老牌协作文件工具,已经被众多大企业所接受并一直使用。他功能稳定并且一直在维护。就算是免费版也可以体验很多在线文档的功能。算是非常好的一款工具了。购买个人高级版后还可以添加更多的协作人一齐在线编辑文档,并且规定不同的权限。例如把文档生成一个链接,然后选择接受者是可以编辑还是只读等。

腾讯文档

费用: 免费,可以升级为会员,大概百来块一年。

可用文档类型: 文档,表格,幻灯片,在线收集表等。

网站地址: https://docs.qq.com

腾讯文档的作用跟石墨类似,功能稍微逊色,可以用到的文档类型也相对比较单一。但是也可以满足到基本的需求了。当然,升级到会员后,可以用到的功能也更加丰富。

记事/To-do类型

这类的软件或者手机app,相信不少小伙伴都有用到。这里也介绍下我一直在用的几个软件/app。一般我用的,都需要有同步功能。例如,我在电脑编辑了一段话之后,可以即时同步到手机。这样,如果我写着写着,需要出门,也可以用手机继续编辑。这些软件着重的方面不太一样。大家看需要来用。

Evernote/印象笔记

官网: https://evernote.com/

这款也是一个老牌记事本的app了。Evernote在中国叫“印象笔记”,是同一个产品来的,叫法不一样而已。不过貌似Evernote和印象笔记的账号不可以互通。但是这个软件是跨平台的,可以在iOS,安卓,Windows,macOS等操作系统上使用。同步非常及时。免费版本可以最多支持两台设备,每个月保存60MB的内容。对于一般记事来说,足够了,我现在也在用。而且在Google浏览器上可以安装插件,对一些网页,我们来不及看的,可以先保存到Evernote,然后有时间再慢慢看。记事功能也是非常丰富,改字体,字号,对齐,勾选,粗体,斜体,字体颜色等功能一应俱全。还可以拍照,录音,涂鸦等。看看下面这个工具栏就知道了。

如果你想把记下来的东西发送给别人,或者让其他人一齐编辑,也是可以的。他提供了分享按钮,分享的同时选择对方的权限即可。

Notion

这个软件可谓惊天地泣鬼神了。功能非常丰富,而且也可以添加协作,可以@对方分配任务。同时拥有丰富的icon可以给不同的记事本使用。集合了记事,To-do,任务分配,统计等功能。我也是经常使用这个软件。当然,他也是跨平台的,同步也很及时。我试过用微软的OneNote,在电脑编辑完,要等上好一段时间才能同步到手机。大大降低了我的效率,所以立马删除了。

这个软件尤其适合需要做项目的企业。可以按照项目来分类并且分配任务。不过免费版就只能写1000个文档。而对于一些有代码知识的小伙伴来说,这个软件是非常友好的。

To-do

官网: https://todo.microsoft.com/

这个软件是微软开发的,目前来说,我觉得是最好用的To-do软件。除了同步非常迅速之外,他也可以添加协作者,让一个需要多个人完成的任务,变得更简单,各个岗位人的职责也能够得到清晰的体现。他为不同的任务列表提供了不同的颜色进行区分,而且按照轻重缓急,列出今天要做的所有事项,并且为事项设置提醒。最重要是这个软件很轻量化,不会占据很多空间。设计也很简约。能够让人专注于完成任务而不会去搞些花俏的东西。最重要的,他是全免费的,也没有会员制。

Any.Do

官网:https://www.any.do/

这个软件我之前一直在用,免费版的功能已经很够用。后来放弃的原因也是同步不够及时。每次电脑写完,手机再打开,就要刷新好几次才能更新。不过当然,如果只是个人单机使用,那么这个软件是能够很好的满足你的需求的。界面设计也非常漂亮,还曾经获得App Store最佳设计奖。还可以允许他写入日历数据,然后把要做的事情,直接导入手机日历。然后就可以见到日历和软件本身的提醒了,不怕错过任何一个要做的事情

远程会议

TeamViwer

官网:https://teamviewer.com

这个软件原来是做远程控制的,例如你的电脑出现了问题,那么就可以在双方电脑安装TeamViewer,其中一方远程控制你的电脑帮你修复问题。同时,这个软件也有屏幕分享的功能的。免费版的只能用远程控制功能,要用到屏幕分享的功能,就需要付费了。他是一个跨平台软件,手机端和电脑端都可以使用。

Zoom

官网:https://zoom.us

这个是一个成熟的视频会议软件,同时带有屏幕分享功能。比较适用于团队内部会议,销售演讲,演示教程等用途。他也是非常轻量化,安装简单。免费版可以有50个人参与会议,购买会员后可以增加到100人。这个软件的好处是他可以根据网络情况自动调节视频质量,而不会让你因为网络不稳定而掉线。不过免费版限制只有40分钟的会议时长。当然,ZOOM也是跨平台的。

腾讯会议

官网:https://cloud.tencent.com/product/tm

腾讯会议是一个国内的软件,由腾讯研发。他是一个付费软件,不过在疫情期间,是免费使用的,并且支持300人参与会议。这个软件比较稳定,使用也简单。可以让多人同时参加会议。也提供了屏幕分享的功能。我试过这个功能还是比较实用的。如果需要和异地的小伙伴开会,在现在这个特殊时期可以免费使用。

其他辅助工具

有没有试过当你要复制好几段话的时候,要在几个不同的app之间不断切换。是不是觉得很烦?其实这也是有软件可以帮助我们更高效不用切来切去的。手机上我用的叫“Copy”的软件。这个软件可以记录你复制的内容并放在他自己的存储器里面。当你需要黏贴的时候,只需要在软件里面选择黏贴刚才的哪一段挂即可,非常方便。在电脑端也有类似的软件的,而且数量很多,我用的叫”CopyClip”,当然,无论是哪个软件,大家找到自己觉得好用的就可以了。

Copied官网: https://copiedapp.com/

CopyClip的官网我找不到,是直接下载的。给大家看看图标:

好了,说了这么多,大家去消化下看看哪个好用吧。如果有什么想提议或者反馈的可以私信告诉我哦。

我们下期再见!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *